In questo post semiserio riporto alcune mie considerazioni e commenti su i falsi miti e cliché che negli anni sono venuti a determinarsi nel mondo dei sistemi di gestione quali risposta ai requisiti relativi alla documentazione richiesta dalla normativa.
Vorrei precisare che non si tratta di attività di per sé sbagliate (qualche volte anch’io le utilizzo, sapete la storia del calzolaio con le scarpe rotte), ma che nella mia esperienza ho spesso riscontrato come siano considerate un obbligo, come fossero l’unica soluzione possibile, come se non adottando queste soluzioni, spesso in realtà inefficaci, il sistema non sia conforme.
1) Il maniaco degli elenchi.
Il modo più facile per identificare i documenti, preparo un elenco di tutti i documenti del sistema, in un bel foglio di calcolo, dove inserisco il codice del documento (vedi anche punto 3), il nome del documento, la sua data, la revisione (vedi anche punto 4), una descrizione, ecc.
Certo può essere una soluzione, si ma una delle tante, la norma non richiede di avere un elenco di documenti. Ma cosa succede se in azienda altri elaborano nuovi documenti o li modificano e non avvisano chi aggiorna l’elenco. Pensiamo ad un azienda con centinaia di dipendenti divisa in tanti reparti, dove le persone sono autorizzate, ai vari livelli, a creare e gestire la documentazione necessaria in autonomia (seguendo determinate regole), quale valore aggiunto avrebbe un elenco con tutti i documenti dell’azienda.
Si potrebbero però fare diversi elenchi nei diversi reparti e poi… un elenco degli elenchi. Ovviamente sto scherzando, ma meglio precisare.
2) L’elenco delle leggi e delle norme.
Il maniaco degli elenchi colpisce ancora.
Norme e leggi sono sicuramente “informazioni documentate” da gestire. Nell’ISO 9001 sono documenti di origine esterna e vanno considerati quando riguardano in particolare requisiti cogenti di prodotti e servizi. Nelle norme ISO 14001 e ISO 45001, norme e leggi non sono solo considerate per quanto concerne la gestione documentale, ma sono oggetto di requisiti specifici sulla conformità.
Comunque sia la soluzione è sempre pronta: un bel elenco, periodicamente aggiornato. Attenzione anche questo non è obbligatorio.
E comunque, le norme e le leggi indicate nell’elenco le abbiamo? Ne conosciamo i contenuti, abbiamo capito cosa dobbiamo fare rispetto alle prescrizioni? Abbiamo individuato i canali per ricevere informazioni sul loro aggiornamento? Siamo in grado di reperire questi aggiornamenti e chi lo fa?
A queste domande il sistema di gestione deve rispondere, un semplice elenco non assicura tutto questo.
3) Il codice del documento.
Un evergreen.
MQ - 001
Cos’è? Il codice identificativo del Manuale Qualità numero 1.
Quanti siete in azienda? Diciannove.
Quanti manuali qualità avete? Uno.
Intendete elaborarne altri? No.
Quindi perché il manuale ha un numero progressivo? Perché lo hanno procedure ed istruzioni: PQ-001… PQ-002, PQ-003… IO-001, IO-002 ecc. e quindi.
La politica della qualità? POLQ-001
Questo sistema alle volte risulta efficace, quando ad esempio ci sono molti documenti ed è così più facile citare i riferimenti ed i rimandi senza riportare l’intero titolo del documento, e l’identificazione degli stessi risulta chiara.
Ma giusto così per far capire che alle volte questo sistema non ha senso e che non è richiesto dalle norme. E che comunque lo si poteva applicare solo ad istruzioni e procedure non necessariamente a documenti che risultano unici in azienda.
4) Il numero di revisione.
Se un documento può essere oggetto di revisioni successive è importante essere in grado di identificare queste revisioni. Il numero di revisione è una soluzione… ma lo è anche una data.
5) Il requisito che non c’è.
Un po’ come la “PAGINA LASCIATA INTENZIONALMENTE BIANCA”, dicitura che sta a significare che non si tratta di un errore di stampa ma che l’autore ha inteso non scrivere su quella pagina e che se troviamo delle scritte potrebbero non essere quelle dell’autore.
E così quando nel sistema di gestione non applico un requisito della norma perché non è di fatto applicabile, ad esempio nel sistema qualità non progetto, e quindi non applico i requisiti relativi alla progettazione, ma decido comunque di riportare il capitolo vuoto nel manuale per conservare un indice dei capitoli uguale a quello della norma.
Premesso che oggi non è obbligatorio avere un manuale qualità mi sembra superfluo precisare che tanto meno sia richiesto che un eventuale manuale abbia un indice uguale a quello della norma di riferimento.
6) Il testo sottolineato, evidenziato, corsivo, grassetto, colorato…
Rendere immediatamente evidente la parte revisionata di un documento, sottolineando oppure evidenziando, colorando, “corsivando” o “grassettando” (licenza poetica) il testo nuovo rispetto a quello dell’edizione precedente del documento.
In questo modo chi legge può identificare immediatamente le modifiche apportate, senza necessariamente dover leggere tutto il documento. Certo può essere un buon metodo, ma non è obbligatorio farlo.
Pensiamo poi che il testo che viene tolto (non modificato o aggiunto) non è possibile sottolinearlo, ecc. perché non c’è più, e che comunque si tratta di un metodo difficile se non impossibile da utilizzare per schemi, diagrammi, ecc.
7) Registrazione uguale modulo
Per molti anni in passato, ma ancora oggi mi trovo difronte a questa situazione di tanto in tanto, non ho mai capito per quale oscuro motivo, il concetto di registrazione, oggi conservazione di un “informazione documentata” venisse equiparato alla creazione di un modulo.
Al requisito normativo che richiedeva di conservare una registrazione e che oggi richiede di conservare un “informazione documentata” si risponde con la creazione di un nuovo modulo. Spesso riempiendo così l’azienda di moduli inutili, salvo poi lamentarsi che le norme ISO sono inutili burocrazie.
Ora anche in questo caso non è del tutto sbagliato, ma non sempre ciò è necessario, e soprattutto non è obbligatorio, le “informazioni documentate” possono essere documenti già presenti in azienda.
8) Manca la firma.
Dove? Sulle norme ad esempio.
Se prendiamo, a titolo di esempio, la norma UNI EN ISO 9001:2015 nella versione italiana del settembre 2015, troviamo diverse diciture relative alla sua approvazione: “la presente norma è stata ratificata dal Presidente dell’UNI ed è entrata a far parte del corpo normativo nazionale il 23 settembre 2015”, e troviamo ancora: “This European Standard was approved by CEN on 14 September 2015”, ed altre ancora su quale comitato ISO ha elaborato la norma ecc, ma a cercare bene una firma non la troviamo.
Quindi la norma non è valida?
Direi proprio che anche senza una firma la norma sia valida e tutti quanti la usiamo quotidianamente, come tutte le altre norme, senza dubbi sulla loro validità.
Ovviamente esistono processi di discussione, elaborazione, riesame ed approvazione delle norme, ed esistono ovviamente i documenti a supporto che dimostrano questi iter, ma il documento finale non contiene firme.
Credo che se questo vale per la norma possa valere anche per i documenti del nostro sistema di gestione.
Le norme ISO sui sistemi di gestione richiedono processi per elaborare, riesaminare ed approvare i documenti del sistema che ogni azienda deve determinare, non necessariamente firme.
Per il momento mi fermo qui, ma credo che ritornerò sull’argomento.
